Come organizzare uno studio odontoiatrico. Protocolli operativi per le varie aree

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Come organizzare uno studio odontoiatrico. Protocolli operativi per le varie aree

Odontoiatria Italia


Per organizzare uno studio odontoiatrico, è importante seguire alcuni  principi e protocolli che ne garantiscano la funzionalità, la  sicurezza, la convenienza, l’accessibilità e la privacy. Alcune delle  aree che dovrebbero essere presenti in uno studio odontoiatrico sono:

  • Area di ricevimento: è il primo spazio a cui il paziente accede e deve offrire una buona impressione. Deve  essere vicino alla porta d’ingresso e alla sala d’attesa, avere un  bancone a doppia altezza per l’attenzione di persone con disabilità o  bambini, e avere una temperatura, una ventilazione e un’illuminazione  adeguate.
  • Sala d’attesa: è lo spazio dove i pazienti  attendono il loro turno e devono sentirsi a loro agio e tranquilli. Deve  essere arredata con sedie comode, tavolini, riviste, piante e una TV o  una radio per intrattenere i pazienti. Deve anche avere un distributore di acqua o di caffè e un bagno accessibile.
  • Area clinica: è lo spazio dove si svolgono le  prestazioni odontoiatriche e deve essere dotata di tutte le attrezzature  e i materiali necessari per garantire la qualità e la sicurezza delle  cure. Deve  avere almeno una poltrona odontoiatrica con i relativi strumenti, un  lavandino, un armadio per conservare i prodotti di consumo e un computer  per gestire le cartelle cliniche dei pazienti.
  • Area di sterilizzazione: è lo spazio dove si  puliscono e si sterilizzano gli strumenti usati nelle prestazioni  odontoiatriche e deve essere separata dall’area clinica per evitare  contaminazioni. Deve  avere un lavandino, una lavatrice ad ultrasuoni, un’autoclave, un  termosigillatore e un armadio per riporre gli strumenti sterilizzati.
  • Area di laboratorio: è lo spazio dove si eseguono  le lavorazioni protesiche o ortodontiche e deve essere dotata di tutti  gli strumenti e i materiali necessari per realizzare le protesi o gli  apparecchi ortodontici. Deve  avere un banco da lavoro con una lampada, una fresa, una pressa, una  fornace, una bilancia e un armadio per conservare i materiali.
  • Area amministrativa:  è lo spazio dove si gestiscono gli aspetti contabili, fiscali e legali  dello studio odontoiatrico e deve essere dotata di tutti i documenti e i  software necessari per tenere sotto controllo le entrate e le uscite,  le fatture, le ricevute, i contratti, i consensi informati e le  normative vigenti.

Per  ogni area dello studio odontoiatrico, è importante definire dei protocolli che ne regolino il funzionamento e le responsabilità delle diverse figure professionali che vi operano (segretaria, assistente alla  poltrona, igienista, odontoiatri, dentista, titolare d’azienda). Alcuni esempi di protocolli sono:

  1. Come rispondere al telefono e fissare un appuntamento ad un paziente.
  2. Come eseguire una prima visita e presentare un piano di cura al paziente.
  3. Come ordinare il materiale mancante e gestire il magazzino.
  4. Come redigere una prescrizione per il laboratorio e controllare la qualità delle protesi.
  5. Come eseguire correttamente la fatturazione e la riscossione.
  6. Come raccogliere un consenso informato e archiviare le cartelle cliniche.


1. Per rispondere al telefono e fissare un appuntamento ad un paziente, è  importante seguire alcune regole di cortesia e professionalità. Ecco alcuni consigli:
  • Rispondi al telefono entro tre squilli, presentandoti con il nome dello studio odontoiatrico e il tuo nome.
  • Ascolta attentamente la richiesta del paziente e cerca di capire il  motivo della chiamata: se vuole prenotare una visita, se ha bisogno di  informazioni, se vuole annullare o spostare un appuntamento, ecc.
  • Usa un tono di voce gentile, cordiale e rassicurante, ma anche  chiaro e deciso. Evita di interrompere il paziente o di farlo aspettare  troppo a lungo.
  • Se devi fissare un appuntamento, consulta l’agenda dello studio e  proponi al paziente le date e gli orari disponibili, tenendo conto delle  sue preferenze e delle sue urgenze. Cerca di non sovrapporre gli  appuntamenti o di lasciare troppi spazi vuoti tra uno e l’altro.
  • Conferma al paziente il giorno e l’ora dell’appuntamento, il nome  del dentista che lo visiterà e il costo della prestazione. Chiedi al  paziente di comunicarti eventuali variazioni o disdette con un certo  anticipo.
  • Ringrazia il paziente per la chiamata e salutalo cordialmente.

2. Su come eseguire una prima visita e presentare un piano di cura al paziente, vedi articolo precedente.


3. Per ordinare il materiale mancante e gestire il magazzino, è importante seguire alcuni passi:
  • Effettuare un inventario periodico del magazzino per verificare la  quantità e la qualità delle merci presenti e confrontarle con quelle  registrate nel sistema informativo.
  • Calcolare il livello ottimale di scorte in base alla domanda  prevista, al tempo di approvvigionamento, al costo di acquisto e di  stoccaggio e al rischio di obsolescenza o deterioramento delle merci.
  • Monitorare il livello di scorte e il punto di riordino, ovvero il  livello minimo al di sotto del quale si deve effettuare un nuovo ordine  ai fornitori per evitare la rottura di stock.
  • Scegliere i fornitori più affidabili e convenienti in base a criteri  quali la qualità, il prezzo, i tempi di consegna, le condizioni di  pagamento e le garanzie offerte.
  • Effettuare gli ordini ai fornitori in modo tempestivo e accurato,  specificando la quantità, la qualità, il prezzo e la data di consegna  delle merci richieste.
  • Controllare le merci in entrata e confrontarle con l’ordine  effettuato e con la documentazione accompagnatoria (bolla di consegna,  fattura, ecc.). Segnalare eventuali difformità o danneggiamenti al  fornitore e al sistema informativo.
  • Etichettare le merci con un codice a barre o un QR code che ne  identifichi le caratteristiche principali (descrizione, lotto, scadenza,  ecc.) e faciliti la loro tracciabilità.
  • Collocare le merci nel magazzino seguendo criteri logici di  organizzazione dello spazio, come ad esempio il metodo FIFO (First In  First Out), che prevede che le merci più vecchie siano le prime ad  uscire, o il metodo ABC, che prevede che le merci più importanti siano  le più vicine all’uscita.
  • Registrare le movimentazioni di magazzino (carico, scarico,  trasferimento) nel sistema informativo e aggiornare il livello di scorte  in tempo reale.
  • Utilizzare  un software dedicato alla gestione del magazzino che consenta di  automatizzare alcune operazioni, come ad esempio la generazione degli  ordini ai fornitori, la stampa delle etichette, la lettura dei codici a  barre o QR code, la creazione dei documenti di trasporto, ecc.


4. Per redigere una prescrizione per il laboratorio e controllare la qualità delle protesi, è importante seguire alcune indicazioni:
  • Ovviamente la prescrizione deve essere rilasciata da un odontoiatra abilitato e  iscritto all’albo, indicando il suo nome, cognome e numero di  iscrizione, nonché i dati dello studio.
  • La prescrizione deve contenere il nome del paziente (o lo pseudonimo  se pertinente) e le caratteristiche progettuali specifiche del dispositivo su misura richiesto, basate sulle caratteristiche  anatomo-fisiologiche e/o le condizioni patologiche del paziente. Queste possono essere rappresentate da modelli, impronte o file digitali delle  impronte rilevate con scanner intra-orale.
  • La prescrizione deve indicare il codice e la descrizione della  prestazione protesica richiesta, secondo il nomenclatore tariffario  nazionale dei dispositivi medici su misura (DM 332/1999). Se la  prestazione non è prevista dal nomenclatore, deve essere indicata la  dicitura “prestazione non tariffata”.
  • La prescrizione deve indicare il materiale da utilizzare per la  realizzazione del dispositivo protesico, specificando se si tratta di un  materiale certificato CE o meno. In caso di materiale non certificato CE, deve essere allegata la scheda tecnica del produttore e la  dichiarazione di conformità del laboratorio odontotecnico.
  • La prescrizione deve indicare la data di consegna prevista del  dispositivo protesico al paziente e il costo della prestazione, comprensivo di IVA se dovuta.
  • La prescrizione deve essere firmata dall’odontoiatra e consegnata al laboratorio odontotecnico incaricato della realizzazione del  dispositivo protesico.

Per controllare la qualità delle protesi, è importante seguire alcuni passi:
  • Verificare che il dispositivo protesico sia conforme alla  prescrizione ricevuta dall’odontoiatra, sia per quanto riguarda le  caratteristiche progettuali che il materiale utilizzato.
  • Verificare che il dispositivo protesico sia accompagnato dalla  documentazione obbligatoria, ovvero la bolla di consegna, la fattura,  l’etichetta identificativa con il codice a barre o QR code e il  fascicolo tecnico del dispositivo su misura.
  • Verificare che il dispositivo protesico sia integro e privo di  difetti visibili o nascosti, come crepe, bolle, abrasioni, macchie, ecc.  In caso di difformità o danneggiamenti, segnalarli al laboratorio  odontotecnico e richiedere la sostituzione o la riparazione del  dispositivo.
  • Verificare che il dispositivo protesico si adatti perfettamente alla  bocca del paziente, sia dal punto di vista funzionale che estetico. In  caso di problemi di adattamento, comunicarli al laboratorio  odontotecnico e richiedere le opportune correzioni.
  • Verificare che il dispositivo protesico sia confortevole e stabile  per il paziente, non causi dolore o irritazioni e non interferisca con  la fonazione o la masticazione. In caso di disagio o difficoltà da parte  del paziente, valutare insieme al laboratorio odontotecnico le  possibili soluzioni.

Per scegliere il laboratorio odontotecnico più adatto alle tue esigenze, è importante valutare alcuni criteri:
  • La qualità dei dispositivi protesici realizzati, che devono essere  conformi alle normative vigenti, ai requisiti di sicurezza e ai bisogni  del paziente. Per verificare la qualità dei dispositivi, puoi richiedere  al laboratorio dei campioni o delle referenze di altri dentisti che  hanno collaborato con esso.
  • La competenza e la professionalità degli odontotecnici che lavorano  nel laboratorio, che devono essere in grado di interpretare  correttamente le prescrizioni ricevute, di utilizzare le attrezzature e i  materiali più adatti e di risolvere eventuali problemi o imprevisti.  Per valutare la competenza degli odontotecnici, puoi richiedere al  laboratorio i loro titoli di studio, le loro esperienze lavorative e le  loro certificazioni.
  • La comunicazione e la collaborazione tra il laboratorio e lo studio  dentistico, che devono essere costanti e efficaci per garantire il  rispetto dei tempi di consegna, la soddisfazione del paziente e la  risoluzione delle eventuali reclamazioni. Per valutare la comunicazione e  la collaborazione, puoi verificare la disponibilità del laboratorio a  fornirti informazioni, consigli e assistenza durante tutto il processo  di realizzazione del dispositivo protesico.
  • Il rapporto qualità-prezzo dei servizi offerti dal laboratorio, che  devono essere adeguati al valore del dispositivo protesico realizzato e  alla complessità della lavorazione richiesta. Per valutare il rapporto  qualità-prezzo, puoi confrontare i preventivi forniti da diversi  laboratori e verificare se includono tutti i costi relativi al  materiale, alla manodopera, alla spedizione e all’IVA.


5. Per eseguire correttamente la fatturazione e la riscossione nello studio odontoiatrico, è importante seguire alcune regole:
  • Emettere una fattura elettronica per ogni prestazione erogata ai  pazienti con partita IVA, indicando i dati anagrafici del paziente e  dello studio, il codice fiscale e la partita IVA, la data e il numero  della fattura, la descrizione e il codice della prestazione, l’importo e  l’aliquota IVA (se applicabile), la marca da bollo (se dovuta) e il  codice destinatario o la PEC del paziente.
  • Trasmettere i dati delle prestazioni sanitarie erogate ai pazienti  senza partita IVA al Sistema Tessera Sanitaria, indicando i dati  anagrafici del paziente e dello studio, il codice fiscale, la data della  prestazione, il codice e l’importo della prestazione, l’esenzione IVA e  il codice fiscale del medico prescrittore (se presente).
  • Inviare le fatture elettroniche e i dati delle prestazioni sanitarie  entro 12 giorni dalla data di emissione o di erogazione della  prestazione, utilizzando un software dedicato o il servizio gratuito  dell’Agenzia delle Entrate.
  • Conservare le fatture elettroniche e i dati delle prestazioni  sanitarie per 10 anni in formato digitale, utilizzando un servizio di  conservazione sostitutiva accreditato presso l’Agenzia per l’Italia  Digitale o il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate.
  • Riscuotere i compensi dai pazienti con modalità tracciabili, come  bonifico bancario, assegno bancario o circolare, carta di credito o  debito, pagamento elettronico o bancomat. Evitare il pagamento in  contanti per importi superiori a 500 euro.
  • Registrare i compensi riscossi nel registro dei corrispettivi o nel  libro giornale entro il giorno successivo alla riscossione, indicando la  data, il numero della fattura o della ricevuta fiscale, l’importo e la  modalità di pagamento.


6. Per  raccogliere un consenso informato e archiviare le cartelle cliniche  dello studio odontoiatrico, è importante seguire alcune indicazioni:
  • Il consenso informato è l’espressione libera e volontaria del  paziente di accettare una determinata prestazione odontoiatrica, dopo  essere stato informato di tutti gli aspetti rilevanti per la sua  decisione, come le finalità, i benefici, i rischi, le alternative e i  costi della prestazione stessa.
  • Il consenso informato deve essere richiesto per ogni prestazione  odontoiatrica che comporti una modifica dello stato di salute del  paziente o che implichi l’uso di materiali o tecniche particolari. Il  consenso informato non è necessario per le prestazioni di routine o di  emergenza che non richiedono una scelta da parte del paziente.
  • Il consenso informato deve essere basato su un’informazione  adeguata, chiara, comprensibile e veritiera, fornita dal dentista al  paziente con modalità appropriate al suo livello culturale e alla sua  capacità di comprendere. L’informazione deve essere fornita in forma  orale e scritta, con un linguaggio semplice e non tecnico, e deve  consentire al paziente di porre domande e di esprimere dubbi o  perplessità.
  • Il consenso informato deve essere documentato in forma scritta, con  un modulo che riporti i dati anagrafici del paziente e del dentista, la  data e la firma di entrambi. Il modulo deve contenere una sintesi  dell’informazione fornita al paziente e una dichiarazione del paziente  di averla ricevuta, compresa e accettata. Il modulo deve essere allegato  alla cartella clinica del paziente e conservato dal dentista per almeno  10 anni.
  • La cartella clinica è il documento che raccoglie tutte le  informazioni relative alla storia clinica del paziente, alle prestazioni  odontoiatriche erogate, ai materiali utilizzati, ai risultati ottenuti e  alle eventuali complicanze o reclami. La cartella clinica ha una  funzione sanitaria, legale e fiscale ed è soggetta a norme di tutela  della privacy e della riservatezza.
  • La cartella clinica deve essere redatta in forma scritta o digitale  dal dentista che eroga le prestazioni odontoiatriche al paziente, con  l’ausilio di eventuali collaboratori o consulenti. La cartella clinica  deve essere aggiornata ad ogni visita o intervento e deve contenere  tutti i dati identificativi del paziente e del dentista, le anamnesi  generale e specifica, le diagnosi, le terapie, le prognosi, i consensi  informati, le radiografie, le fotografie, le impronte e gli altri esami  strumentali effettuati.
  • La cartella clinica deve essere conservata dal dentista per almeno  10 anni dalla data dell’ultima prestazione odontoiatrica erogata al  paziente. La cartella clinica può essere archiviata in forma cartacea o  digitale, purché sia garantita la sua integrità, la sua accessibilità e la sua tracciabilità. La cartella clinica può essere consultata solo dal  dentista che ha erogato le prestazioni odontoiatriche al paziente o da altri soggetti autorizzati dallo stesso paziente o dalla legge.

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